3.4.10.2
Datové schránky budou od ledna 2023 zřizovány automaticky
Mgr. Mgr. Radana Burešová
Od 1. ledna 2023 dojde k zásadnímu rozšíření okruhu uživatelů datových schránek. Účinnosti nabude novela zákona č. 300/2008 Sb., na jejímž základě budou datové schránky (dále jen "DS") ze zákona (automaticky) zřizovány i subjektům, kterým byly doposud zřizovány pouze na žádost (nepovinně). Jedná se zejména o všechny podnikající fyzické osoby, zejména živnostníky, a o právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku, především o společenství vlastníků jednotek a různé spolky.
Z DS není třeba mít žádné obavy, jejich používání je velmi intuitivní a zvládne je každý uživatel běžného e-mailu.
NahoruZřízení DS
Nově bude výše uvedeným osobám DS zřizována bezprostředně po zápisu do příslušného rejstříku (např. živnostenský rejstřík). Subjektům existujícím již před 1. lednem 2023 bude DS zřízena nejpozději do 1. dubna 2023. Dotčené osoby se o zřízení DS dozvědí tak, že fyzické osobě oprávněné k přístupu do DS budou doručeny přístupové údaje do DS.
NahoruOsoba oprávněná k přístupu do DS
V případě fyzické osoby-podnikatele je osobou oprávněnou k přístupu do DS sám podnikatel, v případě právnické osoby její statutární orgán. Má-li tato fyzická osoba zřízenu DS fyzické osoby (nepodnikatele), budou jí přístupové údaje zaslány tam. Jinak jí budou zaslány poštou do vlastních rukou na její adresu uvedenou v registru obyvatel.
V případě právnických osob budou přístupové údaje zaslány fyzické osobě, která je jako statutární orgán zapsána v příslušném registru. Dojde-li ke změně takové osoby, je nutno tuto změnu oznámit, což může učinit nový statutární orgán. Na základě této žádosti dojde k zneplatnění přístupových údajů bývalého (člena) statutárního orgánu a k zaslání přístupových údajů novému. Bez podání příslušné žádosti (oznámení) k tomu nedojde! Nový člen statutárního orgánu tak může učinit přímo v systému DS, může-li se přihlásit prostřednictvím Identity občana, na CzechPoint nebo písemně dopisem s úředně ověřeným podpisem adresovaným ministerstvu vnitra.
V případě, že údaje o statutárním orgánu zapsané v příslušném rejstříku nesouhlasí se skutečným stavem, je vhodné ještě před vstupem novely zákona v účinnost zajistit, aby byl v rejstříku zapsán skutečný statutární orgán, jinak budou prvotní přihlašovací údaje do DS zaslány bývalému statutárnímu orgánu, dosud zapsanému v rejstříku. V případě, že v rejstříku není zapsán žádný statutární orgán, k čemuž by ovšem nemělo dojít, nebude přístupové údaje komu zaslat.
Jakmile se oprávněná osoba poprvé přihlásí do DS, může v "Nastavení" pod odkazem "Uživatelé" – "Noví uživatelé" pověřit obsluhováním DS jinou osobu, které pak budou výše uvedeným způsobem zaslány její vlastní přihlašovací údaje. Na jejich základě bude mít do DS přístup v závislosti na tom, jaká oprávnění jí udělí oprávněná osoba. V žádném případě nelze doporučit, aby jakákoli osoba s přístupem do DS své přístupové údaje předala jiné osobě, aby schránku obsluhovala za ni!
K čemu je DS určena:
1. Zasílání podání orgánům veřejné moci
DS je primárně určena ke komunikaci s orgány veřejné moci, tj. s úřady a soudy. Jejím prostřednictvím lze zasílat jakékoli písemnosti, které by jinak byly danému orgánu předány v klasické písemné (tištěné) formě. Vlastní zpráva ("podání") je zasíláno jako příloha datové zprávy, nejčastěji ve formátu .pdf nebo jiném formátu vyžadovaném příjemcem.
Ve vztahu k orgánům veřejné moci přitom platí, že úkon učiněný držitelem datové schránky nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím DS má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.
V minulosti se soudy včetně Ústavního soudu opakovaně zabývaly případy, kdy příslušný orgán veřejné moci odmítl podání učiněné prostřednictvím DS (např. odvolání) s tím, že zasílaný dokument nebyl opatřen elektronickým podpisem. Podle judikatury je však takový přístup v rozporu s principem spravedlnosti a jedná se o přepjatý formalismus; v praxi se na něj již de facto nenarazí.
Je však třeba mít na paměti, že pokud jsou k provedení daného úkonu oprávněny dvě a více osob společně (např. pokud vždy musejí jednat dva členové statutárního orgánu společně), je nutné, aby byl daný dokument opatřen uznávanými elektronickými podpisy všech podepisujících osob. V praxi jsou tedy takovéto dokumenty většinou úřadům a soudům předkládány v papírové podobě.
Až na výjimky si přitom odesílatel může vybrat, zda danou písemnost příslušnému orgánu předloží osobně (prostřednictvím podatelny), zašle klasickou poštou nebo prostřednictvím DS. Výjimku zatím představují podání vůči finančnímu úřadu: má-li daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku, která mu byla zřízena ze zákona, je povinen formulářové podání (tj. podání, pro které je předepsaný formulář) učinit pouze elektronicky – buď s uznávaným elektronickým podpisem, nebo právě prostřednictvím datové nebo daňové informační schránky. Do této skupiny subjektů budou od ledna 2023 patřit všechny osoby, kterým bude DS zřízena "automaticky", tj. ze zákona (např. SVJ a podnikající fyzické osoby).
NahoruOmezení možnosti zasílat písemnosti prostřednictvím DS
Předně jsou omezeny velikost zprávy a typ formátu přílohy datové zprávy, které jsou stanoveny ve vyhlášce č. 194/2009 Sb. V zásadě se jedná o všechny běžně užívané formáty (.doc, .pdf, .xml, .xls, .html a mnohé další). Předpokládá se, že od počátku roku 2023 bude možno prostřednictvím DS zasílat i přílohy ve formátu .zip a že se velikost zasílané zprávy zvětší až na 1 GB. Prostřednictvím DS však orgánům veřejné moci nelze zasílat plány, např. geometrické, nebo některé znalecké posudky.
V některých případech však může být praktičtější přece jen podání činit klasicky, tj. papírově, např. u návrhů na vklad do katastru nemovitostí, kdy je nutno k návrhu…
