3.4.2.2
Shromáždění vlastníků jednotek a pravidla pro jeho svolání, jednání a usnášení
Mgr. Adriana Kvítková, Mgr. Monika Vavříková
Shromáždění vlastníků jednotek je nejvyšším orgánem společenství vlastníků, který rozhoduje o všech zásadních záležitostech společenství. Stejně jako pro jiné orgány právnických osob platí i pro shromáždění vlastníků jednotek pravidla vztahující se k jeho svolání, jednání a usnášení. Tato pravidla jsou povinnou součástí stanov společenství vlastníků.
Konkrétní pravidla týkající se shromáždění a jeho zasedání jsou upravena zejména v ustanoveních občanského zákoníku o bytovém spoluvlastnictví (ust. § 1206 – 1214 NOZ) a dále o spolku (ust. § 248 – 254 NOZ), která se přiměřeně použijí na společenství vlastníků. Další podrobnosti pak mohou určovat stanovy příslušného společenství vlastníků.
V následujících odstavcích se podrobněji zaměříme na celý proces od svolání zasedání shromáždění vlastníků jednotek, až po vyhotovení zápisu z tohoto zasedání a pokusíme se čtenáře provést pravidly správné praxe, která vyplývají ze zákona a z našich zkušeností.
NahoruSvolání zasedání
Shromáždění tvoří všichni vlastníci jednotek a každý z vlastníků má právo se zasedání shromáždění účastnit. Je tedy třeba, aby zasedání bylo v prvé řadě řádně svoláno, tedy aby všichni měli možnost se o jeho konání dozvědět.
Zasedání shromáždění svolává zpravidla statutární orgán společenství vlastníků (výbor/předseda společenství). Činí tak buď na základě vlastního uvážení - je-li třeba přijmout rozhodnutí o záležitosti svěřené do působnosti shromáždění zákonem či stanovami, nebo na základě podnětu vlastníků jednotek, kteří mají více než jednu čtvrtinu všech hlasů (nejméně však dvou z nich). Přitom je třeba, aby se shromáždění konalo nejméně jednou do roka.
Zasedání jsou oprávněni svolat také kvalifikovaní vlastníci jednotek (tedy vlastníci, kteří mají více než jednu čtvrtinu všech hlasů), pokud výbor nesvolal shromáždění na základě jejich podnětu. Stanovy mohou případně svěřit pravomoc svolat shromáždění i kontrolnímu orgánu, byl-li zřízen.
Pokud jde o způsob svolání shromáždění, zákon hovoří o tom, že shromáždění musí být svoláno vhodným způsobem. Obvykle se tak děje písemnou pozvánkou, z níž musí být zřejmé přinejmenším
Místo a čas zasedání je třeba určit tak, aby co nejméně omezovaly možnost členů se ho účastnit. Nevhodně zvoleným místem, datem a hodinou konání zasedání, popř. jejich kombinací, by totiž mohlo být znemožněno většině členů se zasedání fakticky účastnit.
Zasedání je dále třeba svolat ve lhůtě určené stanovami, tj. informovat o jeho konání členy společenství vlastníků určitý počet dnů předem. Pokud by tato lhůta nebyla stanovena, platí, že musí být svoláno nejméně třicet dnů přede dnem jeho konání.
Pozvánka se zpravidla zasílá na adresy bydliště jednotlivých vlastníků (či jinou doručovací adresu), případně dochází k vhození pozvánky do poštovní schránky či jejímu vyvěšení na domovní desce. Občanský zákoník formu rozesílání pozvánek nepředepisuje, lze tedy patrně využít i prostředků elektronické komunikace (emailu, datových schránek, atp.). Vždy však doporučujeme formu rozesílání ve stanovách upravit a předcházet tak případným nedorozuměním.
K pozvánce by také měly být připojeny podklady týkající se pořadu zasedání (tj. programu). Není-li to možné nebo účelné, je svolavatel alespoň povinen umožnit každému vlastníkovi jednotky se s těmito podklady včas seznámit. Na pozvánce by tak měla být uvedena také informace o tom, kde a jakým způsobem tak mohou vlastníci učinit.
Od 1.7.2020 musí statutární orgán společenství vlastníků (výbor/předseda společenství) na požádání vlastníků jednotek, kteří mají více než jednu čtvrtinu všech hlasů (nejméně však dvou z nich), zařadit na pořad zasedání jimi určenou záležitost, pokud je k takové záležitosti zároveň navrženo usnesení nebo je její zařazení odůvodněno (ust. § 1207 odst. 3 NOZ). Žádost o zařazení nového bodu programu musí být doručena před rozesláním pozvánky na shromáždění. NOZ tím nově vlastníkům jednotek dává možnost ovlivnit obsah projednávaných věcí na shromáždění.
NahoruPrůběh zasedání – jednání a usnášení
Zasedání zahajuje obvykle statutární orgán. Ten nejprve ověří, zda je členská schůze schopna se usnášet, tedy zjistí počet přítomných vlastníků a výši jejich hlasů, přičemž je třeba vycházet z toho, že každý z vlastníků má počet hlasů odpovídající velikosti jeho podílu na společných částech (je-li však vlastníkem jednotky společenství vlastníků, k jeho hlasu se nepřihlíží).
Shromáždění je způsobilé se usnášet za přítomnosti vlastníků jednotek, kteří mají většinu hlasů. K přijetí rozhodnutí se pak vyžaduje souhlasu většiny hlasů přítomných vlastníků jednotek, nebo souhlasu takového počtu hlasů, který je vyžadován stanovami. V současné době podle občanského zákoníku postačí k přijetí rozhodnutí hlasy prosté - nadpoloviční většiny přítomných vlastníků jednotek. Záležitosti, které by měly podléhat schválení kvalifikované většiny vlastníků, je tedy třeba výslovně upravit ve stanovách.
Po ověření usnášeníschopnosti shromáždění lze přistoupit k volbě předsedy zasedání a případně i dalších činovníků, vyžadují-li jejich volbu stanovy (zapisovatelů, ověřovatelů zápisu či skrutátorů).
Pro případy, kdy shromáždění není usnášeníschopné, lze ve stanovách společenství zakotvit možnost konání náhradního shromáždění, přičemž náhradní shromáždění je dle ust. § 1210 NOZ způsobilé se usnášet za přítomnosti vlastníků jednotek, kteří mají alespoň 40% všech hlasů. Institut náhradního shromáždění přinesla do úpravy shromáždění novela NOZ s účinností od 1.7.2020.
Dále by zasedání mělo být vedeno předsedou tak, jak byl ohlášen jeho pořad, tedy dle programu uvedeného v pozvánce. Záležitost, která nebyla zařazena na pořad zasedání při jeho ohlášení, lze rozhodnout jen za účasti a se souhlasem všech členů (vlastníků) oprávněných o ní hlasovat.
Hlasování se děje obvykle zvednutím ruky. O každém rozhodnutí je vhodné hlasovat postupně, z hlediska toho, zda se hlasuje pro, proti či zda se přítomné osoby zdržují hlasování. V této souvislosti pak doporučujeme vyvarovat se postupu, při kterém se pouze sečtou hlasy členů, kteří jsou proti a kteří se hlasování zdržují, a ohledně ostatních členů se má za to, že se vyslovili pro přijetí rozhodnutí. Takový postup může být důvodem pro zrušení shromážděním přijatých rozhodnutí, obzvláště pak v kombinaci s nedostatečným ověřováním usnášeníschopnosti shromáždění.
Usnášeníschopnost shromáždění je třeba neustále sledovat a před každým hlasováním kontrolovat, zda je přítomen dostatečný počet členů, resp. zda přítomní členové mají dostatečný počet hlasů. Obzvláště v případech větších společenství vlastníků se stává, že jednotliví členové z místa konání zasedání odcházejí, aniž by tato skutečnost byla zaznamenávána. Nedostatek usnášeníschopnosti je přitom nejčastějším důvodem pro zrušení shromážděním přijatých rozhodnutí soudem.
NahoruPo skončení zasedání
Po skončení zasedání je statutární orgán povinen zajistit vyhotovení zápisu ze zasedání, a to do třiceti dnů. Není-li to možné, vyhotoví zápis ten, kdo zasedání předsedal nebo koho tím shromáždění pověřilo.
Samotný zápis musí mít určité náležitosti. Zejména ze zápisu musí být patrné
-
kdo a jak zasedání svolal,
-
kdy se konalo,
-
kdo je zahájil, kdo mu předsedal a jaké případné další činovníky shromáždění zvolilo,
-
jaká usnesení byla přijata a
-
kdy byl vyhotoven zápis.
Stanovy společenství pak mohou ukládat povinnost připojit k zápisu také pozvánku na…
