Digitální archivace účetních dokladů

3.4.7.4

Digitální archivace účetních dokladů

Mgr. Adriana Kvítková

Aktuálním trendem je i digitální archivace dokumentace společenství a účetních dokladů. Níže se zabýváme podmínkami, technologií a právními předpoklady.

Možnosti a podmínky digitální archivace se budou lišit u každého typu dokladu, který je společenství vlastníků povinno archivovat. Obecně však bude hlavní podmínkou dodržet minimální dobu pro archivaci daného typu dokladu.

V případě účetních dokladů se pak minimální doba pro uchovávání dokladů značně liší. Účetní závěrky a zprávy o hospodaření je nutné archivovat minimálně deset let. Naproti tomu mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění je nutné archivovat třicet let.

Podle ustanovení § 33 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen "zákon o účetnictví"), může mít účetní záznam listinnou, technickou či smíšenou formu. V případě technické formy (tedy digitální) je nutné, aby byla převoditelná do formy, v níž je její obsah čitelný pro fyzickou osobu.

Podle ustanovení § 33a odst. 5 písm. b) zákona o účetnictví je nutné, aby byl účetní doklad vedený v technické formě opatřen uznávaným elektronickým podpisem či obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.

V případě dokumentace společenství vlastníků, tedy především zápisů ze zasedání shromáždění, je nutné tuto dokumentaci uschovávat po celou dobu existence společenství vlastníků a dále deset let od jeho zániku, a to podle ustanovení § 158a zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších…